Арендуем автомобиль у сотрудника без экипажа

Особенности бухучета аренды автомобиля

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

Примеры проводок для арендатора:

Примеры проводок для арендодателя:

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Читайте также:  Багажник для велосипеда на крышу автомобиля lux

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

Источник

Важные нюансы аренды авто у сотрудника организации

Порой организация остро нуждается в служебных транспортных средствах, однако не может позволить себе их покупку. В таких случаях всегда может помочь аренда. При этом в роли арендодателей могут выступать не только сторонние юридические лица, но и сотрудники компании. Однако в подобных случаях следует учитывать множество особенностей аренды, которые касаются бухгалтерского учета, составления договора и уплаты налогов.

Способы арендовать транспорт у работника для служебных целей

Использование транспортного средства одного из сотрудников в интересах компании можно реализовать по-разному. Существует два варианта:

Как заключить договор с физическим лицом?

Теперь о том, облагается ли сделка по аренде авто страховыми взносами. Если юридическое лицо отдало предпочтение аренде без экипажа, то собственник транспортного средства также должен предоставить свидетельство о регистрации авто, талон техосмотра и страховку. При этом оплачивать страховую премию может как арендатор, так и арендодатель — этот пункт обговаривается при заключении соглашения.

Договор аренды транспортного средства между организацией и ее сотрудником не имеет установленного формата. Также нет необходимости заверять его у нотариуса. Бланк находится в свободном доступе в сети. Его можно скачать и заполнить от руки или же на компьютере.

В ч.3 ст.607 Гражданского кодекса Российской Федерации установлено, что договор не может считаться заключенным, если в нем не прописаны основные характеристики транспортного средства, которые включают:

Если личная машина без экипажа

Аренда транспортного средства без услуг по управлению и технической эксплуатации регулируются пар.3 ч.2 гл.34 ГК РФ. Существует перечень условий, которые считаются обязательными при заключении договора, а их несоблюдение — достаточная причина для признания сделки недействительной. Среди них:

При заключении договора собственнику следует обратить внимание на возможность арендатора передавать транспортное средство в субаренду третьим лицам. Чтобы не попасть в подобную ситуацию, следует добавить в документ соответствующий запрет. Также, если автомобиль будет использоваться для перевозки грузов, владельцу лучше отразить, какие из них соответствуют целям аренды (об особенностях аренды грузового автомобиля вы узнаете здесь).

Читайте также:  Выбираем телевизор в автомобиль

Если в результате ДТП третьим лицам был причинен вред либо автомобиль был поврежден или утерян, то арендатор несет за происшествие ответственность лишь в случае признания его виновным.

Также в договоре рекомендуется отразить следующие пункты:

При сдаче средства с экипажем

Оформление договора аренды транспортного средства с экипажем на основании пар.3 ч.1 гл.34 ГК РФ у одного из сотрудников организации представляет некоторые трудности. Дело в том, что в таком случае арендодатель должен быть зарегистрирован в качестве хотя бы индивидуального предпринимателя (об особенностях сделки между ИП можно узнать тут). Это необходимо, поскольку экипаж будет оформлен как работник компании арендодателя. Потому выходит, что сотрудник при аренде должен будет нанять на работу сам себя.

В обход этого правила наем автомобиля с экипажем у собственного сотрудника происходит с заключением сразу двух договоров:

Сначала заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Затем работодатель должен подготовить соглашение, по которому сотрудник-арендодатель принимает на себя обязанности по управлению автомобилем. В соглашении необходимо обязательно прописать, что управление авто будет осуществляться исключительно в интересах организации, что сотрудник не имеет права использовать ТС в рабочее время в личных целях.

В рамках подобных правовых отношений сотрудник компании получает:

Акт приема-передачи

Этот акт необходим, чтобы зафиксировать передачу транспортного средства. Лишь после его подписания автомобиль считается переданным арендатору. Он выступает в качестве приложения к договору аренды и по отдельности они не имеют юридической силы.

Таким образом, без этого документа сделка считается недействительной. Акт не имеет унифицированной формы, потому ответственность за грамотное составление лежит на самой организации.

Акт делится на три части:

Подробнее о значении и правильном оформлении акта приема-передачи читайте в нашем материале.

Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?

«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).

Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.

Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:

Зачастую ПФР и ФСС рассматривают выплаты сотрудникам по аренде их личных транспортных средств в качестве одной из форм скрытой оплаты труда. Путевые листы помогают доказать факт эксплуатации авто.

Также для подтверждения маршрута служебного автомобиля можно составлять отчет о его движении по данным GPS-навигатора. В этом документе необходимо прописать характеристики авто, точное время начала и окончания движения, преодоленное расстояние.

«Расходные» бумаги, учет и проводки по авто

Если при оформлении договора организация согласилась покрывать расходы на эксплуатацию авто, то появляется необходимость их фиксации. Для этого используют различные «расходные» документы. К ним, прежде всего, относят чеки на горюче-смазочные расходы, оплату мойки, парковки, страховки и пр.

Водители должны в обязательном порядке сохранять все чеки на топливо и прочие расходы, поскольку без них отразить расходы в бухгалтерском учете попросту невозможно.

Если при заключении соглашения с сотрудником было оговорено, что расходы на эксплуатацию транспортного средства будут выдаваться ему авансом, то в бухгалтерском учете эти операции необходимо будет провести следующим образом:

Если же при соглашении было оговорено, что работник сначала пользуется собственными средствами, а организация возмещает их после, то в документации нужно будет указать, что сначала были приняты к учету затраты на использование транспортного средства (Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Затем следует выдать работнику деньги из кассы (Дт — 71 «расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «касса» [51 расчетные счета]).

Кадровые документы

С помощью кадровых документов устанавливается кто, для каких целей эксплуатирует транспортное средство. К ним относят приказ о закреплении арендованного автомобиля за тем или иными сотрудником. В случае повреждения авто или ДТП ответственность перед компанией понесет сотрудник, указанный в приказе.

Читайте также:  Гелевый аккумулятор optima для автомобиля

Приказы не имеют унифицированной формы, потому их составление лежит на плечах сотрудников организации. При этом оформить его можно как от руки, так и на компьютере.

Главный критерий этого документа — оригинальная подпись генерального директора компании или же его доверенного лица. Необходимость использования печати существует лишь в том случае, если она установлена в учетной политике компании. После составления бумага отправляется в журнал учета распорядительных документов.

Несмотря на отсутствие стандартизации, приказ должен соответствовать перечню требований. Так, в шапке нужно отразить:

При обосновании создания приказа следует отметить необходимость эксплуатации авто в интересах компании.

В основной части указывают:

Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто

Договор аренды транспортного средства возлагает на арендатора обязательство покрывать все расходы, связанные с использованием транспортного средства. В них, прежде всего, входят ГСМ:

Для грамотного учета водитель должен предоставить в бухгалтерию отчет о понесенных расходах. К документу необходимо приложить чеки на приобретенное топливо и прочие материалы.

Отражение расходования топлива в бухгалтерском учете происходит следующим образом:

Особенности налогообложения

Налоговые обязательства арендатора автотранспорта зависят от того, какие затраты возложены не него по результатам заключения договора с физическим лицом, и от выбранной компанией системы налогообложения (общей или упрощенной).

Если юридическое лицо сделало выбор в пользу общей системы налогообложения, то учитывать арендную плату придется в составе расходов на последнее число отчетного периода. Прочие расходы, которые включают ГСМ, оплату парковки и проезд на платных дорогах, учитываются по датам документов, подтверждающих операции (чеки, квитанции). В случае с упрощенной системой расходы учитываются лишь после их произведения и оплаты.

Для обеих систем налогообложения обязательна экономическая обоснованность затрат и их документальное подтверждение.

НДФЛ и код доходов

Плата, которую получает сотрудник-арендатор облагается налогом в соответствии с НК РФ. Налоговым агентом в этом случае выступает организация-арендатор. Ее задача удержать необходимую сумму из тех средств, которые будут выплачены работнику за автомобиль.

Процент, удерживаемый государством, зависит от статуса работника. Если сотрудник — резидент РФ, то ставка составит 13%. В противном случае она увеличится до 30%.

Удержанная сумма должна быть переведена в бюджет не позднее, чем через 24 часа после получения дохода сотрудником. Средства считаются выплаченными после получения служащим средств из кассы или после их перевода на расчетный счет.

Если при заключении соглашения было решено, что арендатор будет самостоятельно покрывать все расходы, связанные с ремонтом авто, то деньги, предназначенные на эти цели, также буду считаться доходом арендодателя. Их придется учитывать при уплате налогов. Однако расходы на топливо, парковку, проезд на платных дорогах не идут в расчет, поскольку рассматриваются в качестве трат, которые арендатор совершает в собственных интересах.

При расчете придется использовать форму 6-НДФЛ, в которой выплата средств за аренду предприятием авто у физического лица указывается в следующих пунктах:

Налоги по арендованному предприятием автотранспорту отражаются в строках:

Даты операций отражаются в пунктах:

В случае с 2-НДФЛ код зависит от того, какие услуги предоставляет собственник. Таким образом, если авто сдается в наем без услуг водителя, то в отчетности используется код 2400. Если же осуществляется аренда с экипажем, то возможно 2 варианта:

Организация отчитывается в ФНС в стандартном порядке. Конкретная инспекция зависит от места регистрации компании, не арендодателя.

Транспортный налог

Организация ни в коем случае не должна выплачивать подобные сборы. Даже в договоре или перечне расходов нельзя отразить эту сумму. Единственная возможность освободиться от необходимости уплаты налога — повысить арендную плату, чтобы покрыть ее.

Согласно ст. 143 НК РФ наем личного автомобиля сотрудника не облагается налогом на добавленную стоимость. В случае аренды ТС с экипажем необходимость начисления зависит от вида затрат и условий, оговоренных в соглашении.

Если затраты на ремонт авто покрывает арендатор, то эти средства рассматриваются в качестве дохода служащего. Потому работодатель должен начислить налог на добавленную стоимость с средств, потраченных на восстановление ТС. К исключениям относят случай, при котором арендатор восстанавливает автомобиль, поврежденный по его собственной вине.

Аренда транспорта сотрудника требует грамотного отражения операций при бухгалтерском учете. Кроме того, операцию придется отразить и в отчетности по налогам. Потому при составлении документов следует быть особо внимательным.

Источник

Популярные рекомендации экспертов