Арендованный автомобиль ремонт затраты

Как арендатору учесть расходы на ремонт машины

«Упрощенка», 2013, N 6

Если автомобиль, который вы арендуете, требует ремонта, посмотрите вначале, кто согласно договору аренды обязан заниматься ремонтными работами и нести расходы. И уже в зависимости от прописанных там условий начните действовать. Возможны следующие ситуации.

По договору ремонтом должен заниматься арендатор. То есть обязанность возложена на вас. Соответственно, вам нужно уделить особое внимание оформлению документов, чтобы потом истраченные суммы принять в расходы при УСН. Порядок оформления документов будет зависеть от того, какими силами выполнен ремонт: собственными или с привлечением подрядчика.

Если работы проводит подрядная фирма, то для подтверждения расходов вам понадобится договор о проведении ремонта, калькуляция расходов и акт выполненных работ. Если вы ремонтируете машину сами, нужно прежде составить смету трат, где указать количество МПЗ, необходимых для ремонта, и их стоимость. После чего купить запчасти и по лимитно-заборным картам (требованиям-накладным) передать их в ремонт. Как только бумаги будут оформлены, а ремонт оплачен, вы сможете списать цену работ на расходы (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

В бухучете затраты на ремонт включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Если вы ремонтируете полученный в аренду автомобиль собственными силами, то понесенные затраты можете учитывать на счетах 20, 26, 44, именно на них списывайте стоимость приобретенных материалов и зарплату людей, выполняющих работы.

Проводка будет следующая:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10 (16, 69, 70)

Если вы восстанавливаете автомобиль с помощью подрядчика, то расходы отражайте на этих же счетах:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60

Дебет 60 Кредит 50 (51)

Ремонтные работы согласно договору должен проводить арендодатель. В первую очередь сообщите арендодателю о том, что автомобиль пришел в негодность. Для этого направьте ему уведомление в письменном виде.

Дальнейшие ваши действия будут зависеть от того, согласен или нет арендодатель осуществлять ремонт.

Если арендодатель согласен делать ремонт, то у вас расходов по восстановлению авто не возникнет. Значит, не будет и бухгалтерских либо налоговых последствий.

Если же арендодатель отказывается восстанавливать машину, вы можете отремонтировать ее сами. А чтобы потом списать цену ремонта, получите от арендодателя письменный отказ от проведения работ. И оформите заключение экспертной комиссии о необходимости ремонта.

Источник

Затраты на ремонт арендуемого автомобиля: налоговый учет

Организация арендует у физического лица, не являющегося ИП, автомобиль. Данный автомобиль используется в основной деятельности организации. В связи с выходом двигателя из строя организацией произведена его замена. Характеристики нового двигателя идентичны характеристикам старого. Стоимость двигателя — более 100 000 руб. Арендодатель затраты на замену двигателя не возмещает. Можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты на замену двигателя в составе расходов на ремонт?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В рассматриваемой ситуации затраты, связанные с заменой двигателя, могут быть учтены в налоговом учете арендатора в составе расходов на ремонт.

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. При этом в общем случае, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды, текущий ремонт осуществляется за счет арендатора, а капитальный — за счет арендодателя (п.п. 1, 2 ст. 616 ГК РФ).

В то же время специальная норма ст. 644 ГК РФ предусматривает, что по договору аренды транспортного средства без экипажа поддержание арендованного имущества в исправном состоянии и его ремонт (текущий и капитальный) возложены на арендатора. Данное правило носит императивный характер, то есть не может быть изменено соглашением сторон (смотрите постановление ФАС Поволжского округа от 28.12.2010 по делу N А55-2576/2010).

Таким образом, в силу закона арендатор транспортного средства без экипажа обязан за свой счет производить текущий и капитальный ремонт арендованного транспортного средства.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными, в частности, в соответствии с законодательством РФ. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены (вне зависимости от их оплаты), в размере фактических затрат. Положения ст. 260 НК РФ применяются также в отношении расходов арендатора амортизируемых основных средств, если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено (п. 2 ст. 260 НК РФ).

По мнению Минфина России, высказанному в письме от 16.04.2007 N 03-03-06/1/240, ст. 260 НК РФ, определяющая порядок налогового учета расходов на ремонт, позволяет учесть расходы на ремонт арендованных амортизируемых основных средств, то есть амортизируемыми они должны быть у собственника (арендодателя). При этом основные средства, принадлежащие физическим лицам, не относятся к амортизируемым основным средствам (смотрите также письмо Минфина России от 12.08.2008 N 03-03-06/1/462).

В то же время в пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ указано, что расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии. Следовательно, расходы, связанные с ремонтом основных средств, предоставленных в аренду физическим лицом, которые не относятся к амортизируемым основным средствам и по условиям договора аренды не возмещаются арендодателем, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (смотрите письма Минфина России от 01.02.2011 N 03-03-06/1/51, от 13.12.2010 N 03-03-06/1/773, от 15.07.2009 N 03-03-06/1/470).

Аналогичные выводы изложены в постановлениях ФАС Поволжского округа от 08.08.2013 N А65-24102/2012, ФАС Уральского округа от 18.07.2012 N Ф09-2618/12 по делу N А47-12122/2011.

Таким образом, затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты на ремонт автомобиля, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии, что арендованный автомобиль используется организацией-арендатором в деятельности, связанной с получением доходов, а произведенные расходы соответствуют критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649).

Поскольку понятие «капитальный ремонт» налоговое законодательство не содержит, суды, с учетом ст. 11 НК РФ, в целях налогообложения признали необходимым руководствоваться понятием указанного термина в том значении, в каком оно используется в соответствующей отрасли законодательства (смотрите постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.11.2013 по делу N А19-3291/2013).

Так, п. 1.16 Руководящего документа РД 37.009.026-92 «Положение о техническом обслуживании и ремонте автотранспортных средств, принадлежащих гражданам (легковые и грузовые автомобили, автобусы, минитрактора)», утвержденного приказом по Департаменту автомобильной промышленности Минпрома России от 01.11.1992 N 43 (далее — Положение), определено: ремонт — это комплекс работ (операций) по устранению возникших отказов (неисправностей) и восстановлению полной работоспособности автотранспортного средства (агрегата, узла, системы) в пределах эксплуатационных характеристик, установленных изготовителем.

Ремонт может быть как текущим, так и капитальным (п. 1.26 Положения).

Минфин России предлагает считать ремонтными работы, не влекущие изменений функций объекта и его эксплуатационных характеристик и осуществляемые с целью текущего поддержания основных средств в рабочем состоянии (письма Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/628, от 13.12.2010 N 03-03-06/1/772, от 24.03.2010 N 03-03-06/4/29, от 18.04.2006 N 03-03-04/1/358).

Согласно вопросу характеристики нового двигателя идентичны характеристикам старого. Следовательно, такие работы были осуществлены именно с целью поддержания автомобиля в рабочем состоянии.

Следует также отметить, что налоговое законодательство при определении налоговой базы не ставит расходы, связанные с ремонтом, в зависимость от вида произведенного ремонта (текущего или капитального) или способа его осуществления (хозяйственный или подрядный) (письма Минфина России от 03.11.2006 N 03-03-04/1/718, от 02.06.2010 N 03-03-06/1/365).

Стоимость проведения работ, в соответствии с главой 25 НК РФ, также не является критерием для их отнесения к ремонту (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-06/4/29).

Аналогичный подход содержится и в арбитражной практике. Так, ФАС Уральского округа в постановлении от 22.08.2013 N Ф09-7461/13 по делу N А47-13822/2012 указал, что налоговое законодательство разделяет только понятие «ремонт», который может быть как текущим, так и капитальным, и понятие «капитальные вложения».

Читайте также:  Высота автомобиля с багажником сверху

В постановлении ФАС Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9111/08-С3 суд счел необоснованной позицию налогового органа, указав, что налогоплательщик, в соответствии с законодательством, отнес к расходам на ремонт затраты по установке кузова и стоимость кузова. При этом было принято во внимание, что целью и итогом выполненных работ явилось приведение автомашины в надлежащее рабочее состояние, а не изменение ее технологического или служебного назначения, а именно не изменились грузоподъемность автомашины и иные технические характеристики, также основное средство не приобрело новых качеств. Если выполненные работы не привели к изменению технологического или служебного назначения объектов, не повысили технико-экономические показатели, то данные работы произведены в целях поддержания основных фондов в рабочем состоянии и являются ремонтом (постановление ФАС Уральского округа от 13.11.2008 N Ф09-8219/08-С3).

В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.05.2007 N 09АП-5008/2007 также сказано, что: «…работы по замене двигателя автокрана на двигатель с техническими параметрами, идентичными первоначальным, которые к моменту замены выработали свой ресурс, не относятся к реконструкции, достройке, дооборудованию, модернизации или техническому перевооружению. Произведенная операция по замене двигателя правильно квалифицирована как капитальный ремонт».

Таким образом, учитывая, что в рассматриваемой ситуации замена двигателя не приводит к изменению технических характеристик арендованного автомобиля, а обязанность по его ремонту законом возложена на арендатора, расходы на такой ремонт могут учитываться арендатором для целей налогообложения (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 06.11.2007 N 20-12/105716).

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

член Палаты налоговых консультантов Гусихин Дмитрий

Источник

Ремонт арендованного автомобиля

Полезная информация на тему: «ремонт арендованного автомобиля». Мы постарались описать основные нюансы и порядок произведения необходимых действий.

Аренда транспортного средства может предоставляться в двух вариантах: с экипажем и без. От этих двух факторов зависит учет, как у арендатора, так и у арендодателя, если последний является юридическим лицом. Чаще всего транспорт во временное пользование предоставляют сотрудники фирмы.

Предоставление транспортного средства в аренду с экипажем – это передача транспорта во временное пользование, при котором обязанности по управлению и содержанию в исправном состоянии (на ходу, не требующем ремонта) возлагаются на владельца.

При аренде без экипажа транспортное средство предается арендодателю, он несет полную ответственность за его сохранность и несет затраты по его эксплуатации.

Аренда – учет у арендатора

Когда организация арендует транспортное средство, плату за его временное использование начисляет:

Организация арендовала автомобиль (стоимость 370 000 руб.) у своего сотрудника. Размер оплаты за пользование транспортным средством составляет 7 000 руб. С работником заключен договор аренды без экипажа. Автомобиль используется руководством фирмы. Затраты на ГСМ составили 63 522 руб. (НДС 9690 руб.).

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
001 Принят к учету автомобиль 370 000 Акт приемки/передачи Договор аренды
26 73 Начислена арендная плата 7000 Бухгалтерская справка
73 68 НДФЛ Начислен НДФЛ по доходам сотрудника, полученным в качестве арендной платы 910 Бухгалтерская справка
73 50 Выдана из кассы сумма оплаты аренды ТС 6090 Расходный кассовый ордер
10 60 Принят к учету ГСМ 53 832 Товарная накладная
19 60 Учтен НДС по ГСМ 9560 Товарная накладная
68 НДС 19 НДС принят к вычету 9560 Счет-фактура
26 10 Списан ГСМ 53 832 Путевой лист
90 26 Учтены в расходах затраты на аренду автомобиля и ГСМ 60 832 Бухгалтерская справка
001 По окончании срока аренды автомобиль возвращен владельцу 370 000 Акт приемки-передачи

Аренда – учет у арендодателя

Если для организации предоставление в аренду транспортного средства основной вид деятельности, то такая операция отражается, как реализация:

В остальных случаях деньги, полученные от аренды транспорта учитываются в составе внереализационных доходов:

Предприятие осуществляет ремонт арендованного автомобиля. Как учитывать стоимость ремонта в бухгалтерском и налоговом учете? Каков будет учет при проведении переоборудования (улучшения) арендованного авто? Компенсация от арендодателя за проведенные работы не предусматривается.

Бухгалтерский учет ремонта арендованного автомобиля

Для бухгалтерского учета важно, какие виды работ проводятся: ремонты или улучшения с ростом будущих экономических выгод.

В бухгалтерском учете сумма ремонта арендованных основных средств учитывается в расходах предприятия (П(С)БУ 16 «Расходы»). А вот стоимость улучшений, которые приводят к росту будущих экономвыгод (переоборудование, модернизация, реконструкция и т.п. ), подлежат амортизации в составе прочих необоротных активов (п. 6 П(С)БУ 14 «Аренда»). Учитывают улучшения арендованных объектов на субсчете 117 «Прочие необоротные активы».

Таким образом, для бухгалтерского учета следует четко разграничивать: проводились ремонты или улучшения арендованного автомобиля. Решение о характере работ принимает руководство предприятия (п.п. 29–32 Методических рекомендаций о бухгалтерском учете основных средств, утвержденных приказом Минфина от 30.09.2003 г. № 561). При этом необходимо учесть и Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденное приказом Минтранса от 30.03.1998 г. № 102, которое регламентирует перечень работ, относящихся к ремонту и техобслуживанию автомобиля.

• счет 23, 91 — если автомобиль связан с предоставлением услуг, производством продукции и, соответственно, с формированием их себестоимости;

• счет 92 — если автомобиль используется для админцелей;

• счет 93 — если автомобиль используется для сбытовых нужд;

• счет 94 — если автомобиль используется для прочих операционных целей.

С 2015 года в налоговом учете уже нет таких понятий, как налоговые расходы и доходы. Налог определяют по совершенно новым правилам.

Налог на прибыль исчисляется исходя из бухгалтерского финрезультата (согласно П(С)БУ или МСФО), откорректированного на разницы, предусмотренные НКУ. Разницы, которые будут корректировать финрезультат, — это амортизационные разницы, разницы, возникающие при формировании резервов (обеспечений), разницы, возникающие при осуществлении финансовых операций (пп. 134.1.1 НКУ). Эти разницы будут корректировать бухгалтерский финрезультат как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения базы.

Без корректировок (кроме убытка прошлых периодов) можно будет определять прибыль до налогообложения, если годовой доход от любой деятельности (за вычетом косвенных налогов), определенный по правилам бухучета, за последний годовой отчетный период не превышает 20 млн грн. При этом принять данное решение плательщик может только раз в течение непрерывной совокупности лет, в которых доход не превышает 20 млн грн. О принятом решении необходимо указать в декларации, которая подается за первый год в этой непрерывной совокупности лет. В последующие годы данная совокупность корректировок финансового результата также не применяется (кроме отрицательного значения объекта налогообложения прошлых налоговых лет). Как только доход за налоговый год составит свыше 20 млн грн, придется, начиная с такого года, при определении объекта налогообложения применять корректировки.

Отметим: в НКУ уже нет специальных правил учета ремонта арендованных основных средств. И среди разниц, прописанных в НКУ, нет таких, которые были бы связаны с ремонтом арендованных объектов. Единственное, если автомобиль не используется в хоздеятельности, в НКУ прописан прямой запрет на амортизацию его ремонта и улучшений. Дословно: не подлежат амортизации «расходы на приобретение/самостоятельное изготовление и ремонт, а также на реконструкцию, модернизацию либо другие улучшения непроизводственных основных средств» (пп. 138.3.2 НКУ).

Стало быть, как операция ремонта арендованного объекта отразилась в бухгалтерском учете, повлияла на бухгалтерский финансовый результат, так она отразится и на базе обложения налогом на прибыль.[1]

А теперь касательно улучшений, которые капитализируются (попадают на субсчет 117) и амортизируются. Обратим внимание, что в налоговом учете для предприятий, которые обязаны использовать разницы, предусмотрена амортизационная разница. Вот только вопрос: к какой группе в налоговом учете отнести улучшения арендованных объектов? В пп. 138.3.3 НКУ нет группы «прочие необоротные активы». Ранее, до 01.01.2015 г., ремонты и улучшения арендованных объектов, превышающие 10-процентный лимит и подлежащие амортизации, создавали отдельный объект группы, к которой бы относился сам арендованный объект, то есть в случае автомобиля — группы 5. Но сейчас в НКУ нет этих предписаний. Следовательно, теперь нужно решить: учитывать в налоговом учете улучшения в составе той группы, к которой относился бы сам арендованный объект (будь он собственным), или же в составе прочих основных средств (группа 9). Разница будет заключаться в минимально допустимом сроке амортизации. Так, к примеру, если улучшения арендованного автомобиля учитывать в составе группы 5 — минимально допустимый срок — 5 лет, а если в группе 9 — 12 лет (пп. 138.3.3 НКУ). Надеемся, налоговики поделятся своим виденьем по данному вопросу. А пока лучше всего обратиться к ним за индивидуальной налоговой консультацией (ст.ст. 52, 53 НКУ).

В случае если ремонтные работы или улучшения на арендованном автомобиле связаны с облагаемыми операциями в пределах хоздеятельности, входной НДС по ним имеет право попасть в налоговый кредит. Конечно, при наличии надлежаще оформленной налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН.

И в заключение — пример.

Предприятие провело ремонт (заменило разбитое стекло) арендованного автомобиля, используемого в административных целях, на сумму 2400 грн (в т.ч. НДС — 400 грн). Далее установило на автомобиле газобалонное оборудование (с разрешения арендодателя, без компенсации им стоимости работ), израсходовав 12000 грн (в т.ч. НДС — 2000 грн).

Читайте также:  Возврат денег после покупке автомобиля

Учет ремонта и улучшений арендованного автомобиля

Источник

Что выгоднее: арендовать машину у сотрудника или компенсировать ему расходы

Никита Куликов, исполнительный директор
консалтинговой компании HEADS

План семинара:

Когда сотрудник использует для служебных целей личное авто, компания должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Есть три варианта: выплатить компенсацию по ТК РФ, заключить с сотрудником договор аренды или оформить ссуды (безвозмездного пользования автомобилем).

Мы поговорим о том, как выгоднее учесть возмещение, и выберем вариант, при котором расходы компании и налоговые риски минимальны, а сотрудник получит выгоду.

Сразу распрощаемся с договором ссуды. Этот вариант наименее выгоден и компании, и работнику. Ведь от безвозмездного пользования имуществом придется признать доход. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ. Для расчета дохода надо ориентироваться на рыночную цену аренды аналогичного имущества. К тому же сотрудник не получит денег от компании. Он может рассчитывать только на компенсацию автомобильных расходов. Ему это невыгодно.

А вот на компенсации и аренде остановимся подробнее.

Компенсация

Посмотреть вебинар

Вы можете принять участие в вебинаре, задать вопросы лектору и получить квалифицированные ответы. В разделе «Вебинары» есть база с уже состоявшимися мероприятиями.

Можно установить любой размер компенсации. Кодекс не ограничивает сумму. Главное указать конкретную величину в допсоглашении к трудовому договору с сотрудником.

К примеру, некоторые бухгалтеры считают компенсацию за износ машины так: делят рыночную цену авто на срок его полезного использования по классификатору (утвержден постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. – Примеч. ред.). Расчет простой и хорошо знакомый. Почти так же считается амортизация ОС.

Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинство организаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере, в котором ее можно посадить в расходы.

Ежемесячные нормативы компенсации зависят от объема двигателя. Они указаны в пункте 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

– 1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

– 1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

– 600 руб. – для мотоциклов.

Нормативы компенсации действуют только для легковых машин и мотоциклов. Когда сотрудник управляет грузовым автомобилем, в расходах можно учесть всю сумму. В письме от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 специалисты Минфина России согласились с таким выводом. Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ разрешает учесть в расходах компенсацию за использование ТС только в пределах норм. Однако в кодексе речь идет только о легковых машинах и мотоциклах. А компенсацию за грузовое авто компания вправе учесть полностью в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Упрощенщики в менее выгодном положении. Они в любом случае не могут включить в расходы компенсацию за грузовой автомобиль. В отличие от компаний на ОСНО у упрощенщиков закрытый перечень расходов. А подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учесть только компенсацию за легковые машины и мотоциклы.

Перейдем к компенсации расходов на топливо. Чиновники считают, что в нормах уже учтены стоимость ГСМ и другие затраты на содержание машины. Минфин России говорит об этом в письмах от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. Поэтому, если включить в расходы одновременно и компенсацию, и возмещение ГСМ, это приведет к спорам с налоговой.

Допустим, организация каждый месяц платит сотруднику компенсацию за использование автомобиля в сумме 1200 руб. И еще сверх этого возмещает ГСМ – 4000 руб. и тратится на ремонт. Так вот, в налоговых расходах учесть можно только 1200 руб.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3 статьи 217 НК РФ. Причем НДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

То же самое со страховыми взносами. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Как правило, компания каждый месяц платит фиксированную сумму компенсации. Но если работник не использовал имущество по факту, например болел или был в отпуске, то за это время компенсацию не начисляйте. Ее потом нельзя будет списать в расходы (письмо Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87).

Кстати, включить компенсацию в расходы можно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить сумму недостаточно.

Пример 1

Как рассчитать компенсацию, если работник болел или был в отпуске

Компания платит сотруднику компенсацию за использование личной машины в сумме 4000 руб. в месяц. С 12 октября 2015 года он ушел в отпуск на две недели. В октябре 22 рабочих дня. Из них сотрудник был на месте 12. Сумма компенсации за октябрь – 2181,82 руб. (4000 руб. : 22 дн. × 12 дн.).

Часто сотрудники ездят на автомобиле, которым управляют по доверенности. Когда водитель не является собственником, учитывать компенсацию в расходах рискованно. В Налоговом кодексе написано, что можно списать в расходы компенсацию за личный транспорт. А Минфин России под личным ТС понимает то, которое принадлежит сотруднику на праве собственности.

Например, в письме от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49 финансисты прямо указали, что компенсацию можно включить в расходы только при условии, что сотрудник – собственник. Такого же мнения чиновники придерживаются и в отношении грузовых машин (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150).

С компенсации за авто по доверенности придется удержать НДФЛ и начислить взносы: письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228, Минтруда России от 26 февраля 2014 г. №17-3/В-92. Правда, в одном случае специалисты финансового ведомства разрешают не удерживать налог – если автомобиль принадлежит жене (мужу) и был приобретен в браке. Ведь имущество, нажитое во время брака, является совместной собственностью супругов (п. 1 ст. 256 ГК РФ).

Однако с невыгодной позицией чиновников можно поспорить. Налоговый кодекс не объясняет, что понимать под личным имуществом. И когда сотрудник управляет машиной по доверенности, он имеет полное право использовать ее для служебных целей и получать за это возмещение.

Так же считают и судьи. Они разрешают компаниям не платить взносы и не удерживать НДФЛ с компенсации за автомобиль по доверенности: определение ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14, постановление ФАС Уральского округа от 22 апреля 2014 г. № Ф09-1388/14. К тому же специалисты Минфина раньше разрешали учитывать в расходах такую компенсацию (письмо от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812).

Чтобы оформить и учесть компенсацию, нужны следующие документы:

– дополнительное соглашение с сотрудником. В нем укажите размер компенсации, возмещаемые расходы, сроки выплаты, характеристики машины (легковой или грузовой тип, марку, государственный номер, год выпуска, рабочий объем двигателя и т. д.);

– бумаги, подтверждающие, что у сотрудника есть право собственности на машину: копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации;

– приказ руководителя о компенсации;

– путевые листы с маршрутом, чеки АЗС и бухгалтерская справка с расчетом потраченных на служебные цели ГСМ, квитанции на ремонт и прочие бумаги, подтверждающие затраты на машину.

Помимо этого желательно, чтобы в должностной инструкции сотрудника были прописаны обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, выезд к клиентам или доставка корреспонденции.

Пример 2

Бухгалтерские записи для начисления и выплаты компенсации

Сотрудник для служебных целей использует собственное авто Renault Megane с рабочими объемом двигателя 1598 куб. см. Сумма компенсации за износ, которую компания платит сотруднику каждый месяц, – 1200 руб.

Помимо этого в соглашении с работником оговорено, что компания возмещает расходы на бензин. Подтвержденная сумма затрат на ГСМ в октябре – 5000 руб.

30 октября компания выплатила сотруднику компенсацию. Бухгалтер показал это так:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 1200 руб. – начислена компенсация за октябрь;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 1200 руб. – выплачена компенсация.

Читайте также:  Гарантийное письмо на выполненные работы по ремонту автомобиля

А 1 ноября организация возместила сотруднику затраты на бензин:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 5000 руб. – учтено в расходах возмещение ГСМ.

Организация решила руководствоваться позицией Минфина и не включила в расходы возмещение ГСМ, выплаченное сверх компенсации. Возникли разница и постоянное налоговое обязательство, так как расходы на бензин признаются в бухгалтерском учете, но не принимаются в налоговом. Бухгалтер начислил ПНО:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1000 руб. (5000 руб. × 20%) – начислено ПНО.

Аренда

Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды.

Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Объясню почему. Арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

О размере арендной платы сотрудник должен договориться с работодателем. Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе.

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. 644 и 646 ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное.

ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС Минфин разрешает учесть при расчете прибыли : письмо от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81. Правда, ведомство в письме напоминает, что затраты должны быть обоснованны и подтверждены документами. Чтобы доказать, что топливо, которым заправили арендованное авто, потратили на служебные цели, используйте путевые листы с прописанным маршрутом. А покупку бензина подтвердите чеками.

Ровно то же касается и компаний на УСН. Упрощенщики вправе учесть расходы, связанные с использованием машины, на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

И все же у договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Рекомендую установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать.

Приостанавливать договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.

Составлять каждый месяц акты на аренду не обязательно. Для подтверждения расходов будет достаточно договора и акта приема-передачи (письмо Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118).

Когда сотрудник управляет машиной по доверенности, то заключить договор аренды можно. Но есть важные детали. Сотрудник вправе подписать договор аренды только при условии, что собственник дал ему разрешение. Поэтому проверьте доверенность. Там должно быть указано, что владелец передал представителю право заключать договор аренды. Когда будете составлять договор, то оформляйте его на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник.

Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника. А значит, плательщиком НДФЛ будет владелец ТС. Поэтому при расчете налога вам нужно ориентироваться на налоговый статус собственника и справку 2-НДФЛ оформлять на него.

Пример 3

Проводки на случай, если компания арендует автомобиль у сотрудника

Организация 1 октября заключила с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. Согласованная стоимость машины – 500 000 руб. Ежемесячная арендная плата – 15 000 руб. в месяц.

В октябре на бензин было потрачено 2000 руб. (без НДС). Водитель использует топливную карту.

1 октября нужно принять на забаланс арендованное авто проводкой по дебету счета 001 на сумму 500 000 руб.

А затем отразить покупку ГСМ и оплату аренды следующими записями:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73
– 15 000 руб. – начислена арендная плата;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 13 050 руб. (15 000 – 1950) – выплачены деньги сотруднику;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 60
– 2000 руб. – оприходован бензин;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»
– 2000 руб. – списана в расходы стоимость ГСМ.

Итоги

Если компания платит компенсацию за легковое авто, то в полной сумме учесть ее в расходах не получится. Компенсацию придется нормировать. Чиновники уверены, что в норму уже включены: стоимость ГСМ, ремонта и другие затраты, связанные с автомобилем. Когда вы отдельно возмещаете сотруднику бензин, учесть эти суммы в расходах нельзя.

Поэтому выгоднее заключить договор аренды (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Здесь нет нормативов, арендная плата учитывается в расходах в полной сумме, и ГСМ можно списывать без опаски. У арендных платежей есть один минус – с них надо удерживать НДФЛ.

Выберите выгодный для компании вариант

О лекторе

Никита Александрович Куликов – кандидат юридических наук, эксперт в области правового консалтинга. Занимается юридическим сопровождением проектов и сделок, представляет интересы компаний в суде. Окончил один из ведущих юридических вузов страны – Институт государства и права РАН. Автор научных статей в отраслевых и научных изданиях.

Показатель для сравнения Компенсация Аренда
Какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль, единого налога на УСН Компенсацию за легковое авто нужно нормировать компаниям и на ОСНО, и на УСН. Компенсацию за грузовую машину организация на ОСНО может учесть в расходах в полной сумме. А организация на УСН вообще не может списать такую выплату в расходы Компании и на общей системе, и на упрощенной могут включить всю сумму арендной платы в расходы. Организациям на ОСНО такое право дает подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. А на УСН – подпункт 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ
Можно ли включить в расходы возмещение бензина, ремонт и другие затраты, связанные с эксплуатацией авто Чиновники будут против. Они считают, что в нормативах компенсации уже учтены все расходы на машину (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239) По договору аренды без экипажа компания сама несет все затраты (ст. 644 и 646 ГК РФ). Поэтому их организация вправе учесть в расходах
Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы Компенсация освобождена от страховых взносов и НДФЛ. Главное, чтобы выплаченная работнику сумма соответствовала договору С арендной платы надо удержать НДФЛ. А вот страховые взносы по договору аренды без экипажа можно не начислять
Что делать, если сотрудник управляет машиной по доверенности Если сотрудник не собственник авто, то компенсацию нельзя учесть в расходах. А еще придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ Чтобы сотрудник мог заключить договор аренды, нужно согласие собственника. Если сделка оформлена по правилам, споров с налоговиками не будет

А компании на УСН с объектом «доходы» выгоднее оформить компенсацию. Ведь расходы учесть в любом случае не получится. Не важно, будь то аренда или компенсация. А вот на НДФЛ можно сэкономить.

Конспект подготовила Екатерина Сумина

О семинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Сотрудник использует личное имущество в работе: учет, налоги и оформление»
Длительность: 7 часов
Стоимость: 9000 рублей
Компания-организатор: Консалтинговая компания HEADS,
тел. (495) 988-97-98

Источник

Популярные рекомендации экспертов
Adblock
detector